Zapytanie ofertowe na wdrożenie systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w Muzeum Zamkowym w Sandomierzu

Zapytanie ofertowe na wdrożenie systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w Muzeum Zamkowym w Sandomierzu

Zamawiający:
Muzeum Zamkowe w Sandomierzu

Ul. Zamkowa 12

27-600 Sandomierz

NIP: 864-11-06-630

Regon 291200740

Tel. 015 832-22-65

Tryb udzielenia zamówienia

Niniejsze postępowanie dotyczy zamówienia publicznego o wartości poniżej 170 000 złotych, określonej w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych,
w związku z czym nie stosuje się przepisów tej ustawy.

Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zakup licencji, wdrożenie, konfiguracja oraz świadczenie wsparcia technicznego dla systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), umożliwiającego kompleksową obsługę i archiwizację dokumentacji elektronicznej
i papierowej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Celem wdrożenia systemu EZD jest usprawnienie procesów obiegu dokumentów, zapewnienie zgodności z wymogami prawnymi oraz poprawa efektywności zarządzania informacją w jednostce Zamawiającego.

Szczegółowy zakres świadczenia usługi:

W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do:

Dostarczenia płatnych licencji na system EZD (dla określonej liczby użytkowników – 25) wraz z prawem do aktualizacji i wsparcia technicznego.

Instalacji i konfiguracji systemu w infrastrukturze Zamawiającego (on-premise) lub w chmurze (SaaS / hosting – do uzgodnienia).

1. Dostosowania systemu do struktury organizacyjnej Zamawiającego (jednostki, referaty, działy itp.).
2. Implementacji obiegów dokumentów (m.in. korespondencja przychodząca
   i wychodząca, obieg spraw, dekretacja, akceptacja, archiwizacja, integracji z podpisem kwalifikowanym).
3. Integracji systemu EZD z innymi systemami funkcjonującymi w jednostce (np. ePUAP, poczta elektroniczna, ERP, systemy finansowo-księgowe).
4. Migracji danych z dotychczas używanych rozwiązań (jeśli dotyczy).
5. Przeprowadzenia szkoleń dla użytkowników końcowych oraz administratorów systemu.
6. Zapewnienia wsparcia technicznego i aktualizacji przez okres 24 miesięcy
   po wdrożeniu, utrzymanie gwarancji oraz zgodność z przepisami prawa.
7. Przekazania pełnej dokumentacji systemu (technicznej i użytkowej).
8. Pełna zgodność z polskimi wymogami EZD
9. Zamawiający określa liczbę pożądanych licencji, a w razie potrzeby w przyszłości może ona być dowolnie poszerzana, lub pomniejszona z aktualizacją kosztów.

System EZD powinien zapewniać m.in.:

1. Pełną zgodność z przepisami dotyczącymi instrukcji kancelaryjnej, JRWA
   i archiwizacji,
2. Możliwość elektronicznej rejestracji dokumentów przychodzących, wychodzących
   i wewnętrznych,
3. Elektroniczny obieg spraw i dekretację dokumentów,
4. Zarządzanie uprawnieniami użytkowników,
5. Obsługę podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego i podpisu wewnętrznego,
6. Repozytorium dokumentów z wyszukiwaniem pełnotekstowym,
7. Integrację z ePUAP, e-doręczeniami skrzynką podawczą, systemem finansowo-księgowym,
8. Możliwość raportowania i monitorowania stanu spraw,
9. Tworzenie i archiwizowanie metadanych dokumentów,
10. Dostęp z poziomu przeglądarki internetowej i urządzeń mobilnych,
11. Moduł administracyjny z logami operacji i możliwością audytu.

Wymagania dotyczące Wykonawcy

1. Posiada minimum 5 letnie doświadczenie w realizacji wdrożeń systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją w jednostkach sektora publicznego wraz z minimum 5 wdrożeniami.
2. Dysponuje personelem posiadającym doświadczenie w zakresie wdrożeń i szkoleń
   z EZD.
3. Posiada prawo do oferowania i dystrybucji systemu będącego przedmiotem oferty.

Data rozpoczęcia i okres realizacji

1. Wdrożenie systemu nastąpi najpóźniej 40 dni od dnia podpisania umowy.
2. Oferta na przedmiot zamówienia będzie ważna 60 dni, z możliwością jej wydłużenia.

Osoba do kontaktu:

Mirosław Piórkowski

e-mail: m.piorkowski@zamek-sandomierz.pl

tel. 698 636 593

Kryterium wyboru oferty:

Cena 100%

Ofertę można złożyć osobiście: Muzeum Zamkowe w Sandomierzu ul. Zamkowa 12, 27-600 Sandomierz lub pocztą e-mail: m.piorkowski@zamek-sandomierz.pl

nie później niż do dnia 27.02.2026 r. do godziny 12.00

Zawartość oferty

1. Informacja o Wykonawcy: imię i nazwisko / nazwa (firma).
2. Cena powinna obejmować wynagrodzenie za wszystkie obowiązki, które są niezbędne
   do zrealizowania zamówienia (podać kwotę netto, kwotę podatku VAT oraz kwotę brutto), należy również podać cenę jednostkową za 1 licencję/użytkowania.

Inne postanowienia:

1. Zastrzega się możliwość pozostawienia niniejszego postępowania bez rozstrzygnięcia

lub jego unieważnienia w każdym czasie bez podania przyczyn.

2. Zamawiający dopuszcza możliwość prowadzenia negocjacji w ramach zastosowanych kryteriów oceny ofert oraz zmiany warunków zapytania ofertowego w tym opisu przedmiotu zamówienia, terminu realizacji nawet po złożeniu ofert.
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od realizacji zadania, z przyczyn których nie można przewidzieć w chwili ogłoszenia zapytania ofertowego.
4. Muzeum Zamkowe w Sandomierzu reprezentowane przez Dyrektora jest administratorem danych osobowych, które mogą być uzyskane w trakcie niniejszego postępowania lub realizacji zawartej w jego wyniku umowy.

KLAUZULA INFORMACYJNA

W związku z rozpoczęciem stosowania z dniem 25 maja 2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), informujemy, iż od dnia 25 maja 2018 r. będą Pani/Panu przysługiwały określone poniżej prawa związane z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przez Muzeum Zamkowe w Sandomierzu.

Jednocześnie na podstawie art. 13 Rozporządzenia 2016/679 informujemy, iż od dnia 25 maja 2018 r. aktualne będą poniższe informacje i zasady związane z przetwarzaniem Państwa danych osobowych.

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Muzeum Zamkowe w Sandomierzu ul. Zamkowa 12 27-600 Sandomierz

2) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji umowy – na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. b ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.

4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą podmioty uczestniczące w realizacji zlecenia

5) Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą do momentu ustania przewarzania w celach analitycznych

6) posiada Pani/Pan prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych,

ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania

7) ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

8) podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa podania danych może skutkować odmową zawarcia umowy,

9) Z uwagi na fakt, że komunikacja pomiędzy Administratorem a osobą, której dane osobowe dotyczą może odbywać się w formie elektronicznej, m.in. przez systemy poczty elektronicznej, portale społecznościowe, komunikatory, wszelkie aplikacje mobilne

i komputerowe, w tym aplikacje do wykonywania połączeń głosowych, lub video

za pośrednictwem internetu, osobą, której dane dotyczą wyraża zgodę na powyższe,

w zakresie, w jakim będzie to związane z wykonywaniem postanowień umownych.